Speciellt anpassade hjälpsidor finns dessutom om du loggar in och går till sidorna för mötesdeltagare resp. mötessekreterare.

Vi erbjuder ett antal olika tjänster inom Styrelsemöte.se-familjen, vilket innebär att du nedan kan återfinna viss generell information, såsom kontakt- och supportuppgifter, förutom den specifika informationen för just Styrelsemöte.se-tjänsten.

Här finns dessutom en mer detaljerad Användarinstruktion för mötesdeltagare och vår egna iPad-app (öppnas i pdf-format i nytt fönster).
Kort komma-igång-lathund för vår egna iPad-app.

 

Inledning

Den som är mötesdeltagare har tillgång till nämndsdokumenten dels via läsplatte-app och dels via webbinloggning i www.styrelsemote.se som kan användas från valfri persondator.

Mötessekreteraren förbereder underlagsdokument till mötet, laddar upp dem i www.styrelsemote.se och skickar ut. Därefter finns de tillgängliga för de mötesdeltagare som mötessekreteraren har lagt upp.

 

Kontaktuppgifter/support

Välkommen att kontakta oss för att få information om vår produkt, priser, avtal mm!
Som mötesdeltagare kontaktar du främst din mötessekreterare om du t.ex. har frågor eller om det skulle uppstå problem.

• Normalt når du oss på:
  • info@styrelsemote.se
  • support@styrelsemote.se
  • eller vx 08 - 30 36 66
  • Postadress mm återfinns på www.styrelsemote.se.
    

• Säljare Therese Eidsmo, 08-519 314 63 eller 0707-70 43 73
• CEO/CTO Sven-Håkan Olsson, 08-519 314 62 eller 0708-84 01 34

Om du kontaktar support underlättar det eventuell problemlösning mycket om du anger vid vilken dag/tidpunkt något fenomen inträffade.

 

Webbinloggning för mötesdeltagare

Ibland är det mer praktiskt att använda en persondator än läsplatta för att läsa och kommentera mötesdokument, särskilt om du har tillgång till en stor skärm, eller vill göra längre anteckningar (då är kanske ett vanligt tangentbord mer lättanvänt). Ett annat tillfälle när det är bra att ha tillgång till persondatorn är som reserv om läsplattan skulle ha gått sönder eller förkommit.

Då kan du istället surfa till www.styrelsemote.se och välja Logga in. Du ska ha fått användarnamn/lösenord till inloggningen från mötessekreteraren, IT-avdelningen eller oss. Alternativt skapar du själv ditt lösenord genom e-post med en speciell webblänk i.

Alla rimligt moderna webbläsare stödjs, såsom Internet Explorer, Edge, Chrome, Firefox och Safari. Eftersom vi är ganska konservativa med vilka webbstandarder vi använder torde inte skillnader mellan webbläsare ge problem.

 

Webbinloggning för mötessekreterare

Du surfar till www.styrelsemote.se och väljer Logga in. Därefter kan du om du är behörig välja rollen som mötessekreterare. Skulle inte det valet finnas har du inte blivit rätt upplagd i systemet, kontakta oss, se ovan.

Om du ska arbeta med sekretessdokument etc. kan det finnas möjlighet att göra en extrasäker inloggning. T.ex. kan engångskod via SMS användas, eller e-legitimation. För att SMS ska fungera måste vi på Styrelsemöte.se först ha lagt in ditt mobilnummer i tjänsten. På motsvarande sätt ska personnummer vara inlagt för att använda e-legitimation.

Webben är förhoppningsvis självförklarande, du väljer organisation, tänkbara mötesdeltagare, mötestillfälle, och dokument som du vill att mötesdeltagarna ska få.

Den modell som tjänsten arbetar enligt efterliknar de gamla pappersutskicken till deltagarna, fast naturligtvis på ett mer effektivt sätt. Detta innebär att knappen "Skicka ut" i slutet på sidan för mötessekreterare motsvarar att lägga dokumentkuvert i Postens brevlåda till deltagarna. Det innebär också att när väl dokumenten är skickade så är de "privata" hos mottagaren (deltagaren). Sekreteraren har då ingen rätt att komma åt dem, läsa eller radera.

I vissa organisationer har man tillgång till en direkt integration mellan tjänsten och ett dokument- eller nämndshanteringssystem, t ex LEX. Då finns vanligen en knapp i det integrerade systemet som direkt utför utskickande av dokument via tjänsten. Däremot lägger mötessekreterare normalt upp mötesdeltagarna i www.styrelsemote.se.
För att få en teknisk specifikation för hur en behändig sådan integration kan skapas, hör av er till oss!

 

Läsplatta

Läsplattan brukar uppfattas som mycket lättanvänd, tydlig och intuitiv. Några specifika tips ges dock nedan för mötesdeltagarens användning (sekreterares dokumentpublicering däremot görs inte i app, utan i sekreterarwebben).

Flera olika appar kan användas i olika sorters läsplattor:

• Egna iPad-appen.
  Den vanligaste appen är Styrelsemöte.se:s egna app för iPad som finns lätt och gratis nerladdningsbar i Apple App Store (sök på Styrelsemöte.se). Vår egna app är fokuserad på att vara mycket enkel att lära sig.
   
• Egna Windows-8/10-appen.
  Denna app användes inte längre. Se mer info nedan.
   
• Android.
  Mycket få har kommit att använda appar i läsplattor och smarta telefoner med Android till Styrelsemöte.se. Därför har vi tyvärr avslutat vår officiella support för denna kombination. Webbläsare i Android går dock utmärkt att använda för vårt normala webbgränssnitt.

 

Styrelsemöte.se:s egna iPad-app

Styrelsemöte.se:s egna iPad-app laddas lätt ner gratis från Apple App Store (Butik). Den finns även att hämta via webblänk. Alternativt har din IT-organisation redan installerat den åt dig.
  Det finns två versioner, den äldre Styrelsemote.se som fortfarande kan vara till nytta för användare med gammal iPad och gammal iOS-version.
  Men det normala är numera att använda Nya Styrelsemote.se.
 

Första gången du går in i appen får du möjlighet att ange användarnamn (din epost-adress) samt lösenord som din sekreterare ska ha ordnat åt dig (du kan också ha fått ett speciellt e-postmeddelanden om att skapa ditt lösenord själv). Skulle du senare behöva ändra användarnamn eller lösenord, kan du göra det i läsplattans generella Inställningar, där återfinns även Styrelsemöte.se-appen nere till vänster. Det finns en länk på inloggningswebbsidan hos styrelsemote.se för att ev först skapa ett nytt lösenord i lösningen.

Appen betonar enkelhet och är förhoppningsvis intuitiv att förstå. Här är dock några tips:

• I dokumentlistan till vänster når du ett "träd" med de olika mötena och dokumenten. Uppe till vänster finns en knapp för att navigera tillbaka.
• Om du vill söka upp text ibland dokumenten, tryck uppe till vänster i dokumentlistan tills du kommer till Byt möte. När du trycker där syns även ett förstoringsglas för att söka.
• För att synkronisera med tjänsten finns det en Synk-knapp upptill i dokumentlistan. Tryck där så förs eventuella nya dokument ner till plattan. Detta kräver förstås att det finns radiokontakt med Internet för tillfället.
• Du kan visa eller dölja dokumentlistan genom att svepa höger respektive vänster. Om ett dokumentnamn inte får plats visas en knapp med "...", om du trycker på den så minskas teckenstorleken för att försöka visa hela namnet.
• När du visar ett dokument syns ikoner i överkant för åtgärder som förhoppningsvis är självförklarande.
• Om du väljer att annotera (att skriva in text "ovanpå" dokumentet, eller rita) så lagras ändringen i tjänsten när du trycker Synk. I Synk-knappen står en siffra för hur många dokument som är ändrade i plattan sedan senaste lyckade Synk. Skulle Synk avbrytas, t.ex. om det är svag radiotäckning, visas en röd punkt bredvid Synk-knappen - du kan prova igen senare. Om du har annoterat ett dokument (i vår app) så visas en symbol med en "penna" vid dokumentnamnet i listan.

Nyare app-versioner visar ett litet "pajdiagram" som indikerar hur mycket man har läst av dokumentet. På det sättet är det lättare att veta var man ska börja läsa nästa gång man öppnar appen.

De nyare app-versionerna har också en finess då man använder plattan i liggande format för att kunna följa dagordningen samtidigt som man läser ett visst dokument. Då syns bredvid Synk-knappen en stiliserad liten bild av en vänsterkolumn. Om man trycker på den bilden kan man välja om dokumentlistan samtidigt ska synas till vänster då man läser ett dokument till höger. Eftersom dagordningen tydligt avspeglas av dokumentlistan får man en förbättrad överblick över mötet.

I riktigt gamla versioner av appen är det inte en Synk-knapp utan istället två olika knappar, Spara och en "rotationspil" för nerladdning. Där finns heller inte symbolerna "..." eller "pennan".

Endast vid strikt sekretess:
Första gången du använder en viss läsplatta med vår egen iPad-app, kopplas den ihop med ditt användarnamn i tjänsten. Därefter kan du av säkerhetsskäl endast använda just den läsplattan för att nå sekretessdokument (du kan däremot nå vanliga dokument om sådana finns, från någon annan platta).
Om din platta har gått sönder e.dyl. så att du alltså behöver koppla ihop en annan platta med ditt användarnamn, så skickas ett engångs-SMS vid första användning av den nya plattan. Koden matar du in på uppmaning av appen, varefter ihopkopplingen är klar.
Ovanstående gäller nyare appversioner (fr o m v2_4_3, december 2016). Om du har en äldre appversion och behöver byta platta med sekretesstillgång, vänd dig till din sekreterare så får denne kontakta oss för att nollställa kopplingen så att din nästa app-start gör en ny ihopkoppling. För riktigt gamla appversioner stöds tyvärr inte sekretess.  
 
Observera att sekretess kräver av dig att du är extra varsam med att inte förlägga läsplattan, inte fotografera av dess bild eller ta skärmbilder av känsliga dokument, inte läsa så att andra ser din skärm etc. Din organisation har förmodligen också ställt in din läsplatta så att den går att fjärr-radera ifall den förkommer, att det krävs en lång upplåsningskod för att öppna den och att upprepade försök med fel upplåsningskod leder till automatisk radering av läsplattan.  
 
Det förtjänar också nämnas att i vår egen app lagras aldrig sekretessdokument, utan man måste ha radiotäckning och vara "online" för att kunna nå dem (de hämtas krypterat över Internet). Därför går det heller inte att annotera sekretessdokument, och inte heller maila dem. Som ett extra skydd mot att t.ex. dina barn når känsliga dokument i din platta behöver du ange ditt lösenord till tjänsten när du öppnar sekretessdokument. Det går dock att konfigurera en något mildare sekretessnivå för en organisation om kunden önskar, så att lokal lagring samt annotering blir möjlig även vid sekretess (Datainspektionen/DIGG vänder sig inte emot lokal lagring t ex vid känsliga personuppgifter, bara det finns rensrutiner på plats - vilket Styrelsemöte.se har - och att i övrigt den mobila enheten hanteras ansvarsfullt).
Din mötessekreterare raderar troligen sekretessdokumenten vid slutet av mötet och därefter kan du inte åter öppna dem. Denna rutin efterliknar den insamling av pappersdokument för förstöring som traditionellt brukar göras direkt efter mötena.

Votering mfl mötesfunktioner:
En organisation kan abonnera på votering mfl funktioner att använda under ett möte:
Upprop: Medan uppropet är öppet har du möjlighet att anmäla närvaro (som ordinarie eller ersättare) via en tryckning nere till vänster i dokumentlistan.
Talarlista: Då en debatt pågår kan du begära ordet eller replik, också via en tryckning nere till vänster i dokumentlistan.
Votering: Medan votering är öppen kan du rösta nere till vänster i dokumentlistan. Vanligen får du valen Ja, Nej, Avstår men det finns även möjlighet till Sluten omröstning (då du kan mata in valfri text, t ex ett personnamn).
Se gärna vår separata sajt Votering.nu (öppnas i eget fönster) eller vår snabbinstruktion för voteringsfunktionerna (kort film, öppnas i eget fönster).

För övrig information om hur du använder läsplattan, sök efter iPad Användarhandbok.

Då och då är det bra att kolla ifall uppdatering till ny version av appen kan göras. Gå till App Store (Butik) i läsplattan och tryck på Uppdatera. Sedan kan man välja Uppdatera alla.

Här finns en mer detaljerad Användarinstruktion för mötesdeltagare och vår egna iPad-app (pdf, öppnas i eget fönster).

 
 

Appen för Windows 8 eller 10

Appar för Windows 8/10 (s.k. Metro/Modern/Store-style) slog aldrig igenom och ytterst få kom att använda vår app för denna miljö. Dessutom blev appen omodern relativt nyare säkerhetskrav. Därför stöds inte längre denna app.

Vi hänvisar istället till vårt normala webbgränssnitt som fungerar utmärkt i Windows 8/10/11.

 
 
 

Uppgift om systemversion

Du använder nu Styrelsemöte.se programversion: v1_243_2023-03-29 P2023-09-03