pappersfria möten - spara på miljön, och pengar! Paperless meetings - save the environment, and money!

  • Mötesunderlag via läsplatta, smarttelefon, dator
  • Appar för iPad, iPhone, Android, Windows 8/10
  • Läs, sök, kommentera var du än är
  • E-underskrift, t ex för protokollsjustering
  • Hög säkerhet, även sekretesshantering
  • Lika bra för kommuner, organisationer, företag

 
 

Nyhet: Falun, Värnamo, Vaggeryd, Gnosjö och Gislaved har köpt vår
nya tjänst Socialjour.se — mobila omhändertagandebeslut direkt!
Läs mer på Socialjour.se
Nyhet: Vi lanserar även E-underskrift av dokument!
Protokollsjustering avklarad i en handvändning — och
många andra användningsområden. Läs mer

  • Dela dokument i förväg

    Styrelsemöte.se är en lösning för pappersfria möten inom kommuner, företag och organisationer. Du och dina kollegor läser och kommenterar materialet för nästa möte på ett enkelt och smidigt sätt på läsplatta eller dator. Inga utskick med kopiering och bud/post. Detta spar både pengar och miljö. Läs mer
  • iPad, dator eller Android

    Lösningen används idag ofta med iPad och PC/Mac. Vi har även en app för Windows 8/10-baserade läsplattor. För Android finns det också appstöd. Läsplattor är synnerligen lättanvända, även för dem som inte är speciellt datorvana. Betydligt enklare än en vanlig persondator. Läsplattan lämpar sig mycket väl för att läsa och anteckna och stryka under i dokumenten, direkt på skärmen. Men ibland är persondatorn effektivare än läsplattan, framförallt då man vill anteckna lite mer. Därför har vi utformat tjänsten som en styrelseportal så den växelvis kan användas i olika verktyg, i en vanlig dator, i en smart telefon och med en läsplatta och att man inte är beroende av ständig uppkoppling. Läs mer
  • Effektivt för sekreteraren

    En mycket viktig del av lösningen är att skapa en rationell och effektiv administration av mötena. Sekreterare har därför tillgång till en speciell del av vår webbplats som nås efter personlig inloggning. Här skapar sekreteraren möten, lägger till deltagare och dokument. Efter införanden i ett antal kommuner är vår erfarenhet att sekreterarna upplever en stor tidsbesparing. För att reducera administrationen till några knapptryckningar kan tjänsten integreras med befintliga ärendehanteringssystem. Ett annat vanligt problem vi kan lösa är att se till att dokument blir elektroniskt underskrivna, t ex för att snabba upp protokollsjustering. Läs mer
  • Tänk på miljön

    Genom att jobba papperslöst spar man på miljön. För många organisationer innebär det flera ton mindre papper per år! Dessutom mindre utsläpp då papperet inte behöver transporteras.
  • Tryggt & säkert

    Vår lösning och läsplattorna är mycket beprövade. Ett antal kommuner och företag har alltsedan 2011 med stor framgång använt Styrelsemöte.se. Med vår tjänst är dina dokument säkert hanterade och dina kommentarer och synpunkter är privat lagrade samt säkerhetskopierade. Styrelsemote.se är en molntjänst som fysiskt finns i Sverige. Tjänsten kan också fås med tillägg för att kunna hantera extra strikt sekretess. Läs mer

Beställ nu

Beställare

Kontaktuppgifter

Val av tjänsteinnehåll Grundavgift 3 500 kr per år per företag

Ytterligare tjänster

Övriga uppgifter eller önskemål

Beställ nu

Tack för din beställning

Ja tack, kontakta mig!

Ja tack, kontakta mig!

Tack för din förfrågan. Vi kommer snart kontakta dig med mer information om Styrelsemöte.se

Skicka ut dokument inför mötet

Idag jobbar många styrelser och nämnder med underlag som kopieras och distribueras till mötesdeltagarna på papper via post eller bud. Denna hantering är kostsam, inte speciellt snabb och absolut inte miljövänlig.

Med Styrelsemöte.se kan styrelser och nämnder effektivisera sin hantering av underlag och underlätta för deltagare och sekreterare. Jämfört med e-post eller vanlig post blir distributionen sãkrare. Med lösningen går det enkelt att söka i dokumenten. När allt kan lagras på en läsplatta kan historiska underlag alltid tas med om mötesdeltagarna behöver hitta något från ett tidigare möte. Eftersom sekreteraren inte längre behöver kopiera och skicka ut underlag i fysisk form, minskar kostnaderna och effektiviteten ökar.

En viktig fördel jämfört med alltför enkla läsplattelösningar är att tjänsten skapar en tydlig struktur för möten och dokument i plattan så det blir god ordning och användaren har lätt att hitta.

Tack vare läsplattans egenskaper får mötesdeltagarna bãttre arbetsmiljõ. Det är lätt att läsa även stora mängder sidor. Tack vare funktioner för att stryka under, gulmarkera, notera i kanten och skapa "gula notisar" med fingret direkt på skãrmen är det lätt att jobba även för den som inte är så datorvan.

Läsplatta eller dator

Med Styrelsemöte.se finns alla underlag samlade på ett ställe, det spar tid. Tjänsten lagrar underlag och anteckningar automatiskt i ett helt år i grundpriset. För att du snabbt ska kunna ta fram det du vill läsa finns en sökfunktion. Anteckningar kan e-postas till andra ledamöter. Styrelsemöte.se är mycket enkel att använda, endast en kort introduktion krävs för att komma igång med tjänsten.

Läsplattan iPad har fått stort genomslag och fungerar utmärkt med vår tjänst. Men vår inriktning är att vara plattformsoberoende så vi stödjer även appar i Windows 8/10, Android och iPhone. Via läsplattan når mötesdeltagaren kallelser och underlag — allt samlat och sökbart. Orsaken till att vi normalt rekommenderar läsplatta framför dator är den stora användarvänligheten:

  • Stående A4 går mycket lättare att läsa på läsplatta än på dator
  • Inzoomning på finstilta delar eller bilder är mycket intuitiv
  • Läsplattan startar omedelbart
  • Med en batteritid på uppåt tio timmar slipper man tänka på ström och sladd
  • Plattan väger lite och är lätt att ta med
  • Ingen trasslig nätverkssladd behövs, plattan kommunicerar via radio

 

iPad, dator eller iPhone

 

Apparna som vi använder synkroniserar läsplattan med servertjänsten så att utskickade mötesdokument och underlag förs över och lagras i plattan. Därför är man inte beroende av att ha tillgång till bredbandstäckning hela tiden. Mötesdeltagaren kan göra elektroniska noteringar på dokumenten. Dessa noteringar synkroniseras över till användarens privata yta i servertjänsten så att en säkerhetskopia finns ifall läsplattan skulle gå sönder eller tappas bort.

Det finns tillfällen då en vanlig dator är mer användarvänlig än en läsplatta. Det rör sig främst om när man vill göra mer omfattande noteringar — ett tangentbord till datorn är då mer bekvämt. Tjänsten är därför försedd med möjlighet att göra en personlig inloggning på vår webbsida. Användaren kan då direkt nå samma struktur och dokument som från läsplattan. Personliga noteringar gjorda i läsplattan finns också direkt tillgängliga via webben tack vare synkroniseringen. Noteringar gjorda i persondatorn kan laddas upp till tjänsten för att senare nås från läsplattan, smart telefon eller en annan persondator. Om en användare deltar i flera olika organisationers möten så håller tjänsten ordning på det. Mötesdeltagaren behöver inte komma ihåg olika inloggningsuppgifter, utan får en enkel vallista med de organisationer som är aktuella.

När väl mötessekreteraren har skickat ut dokument till mötesdeltagarna är det därefter mötesdeltagarna som "äger" sina dokument, har dem på sin privata yta i tjänsten och kan notera i dem. Det finns även diskussionsforum så att olika slutna grupperingar kan diskutera de olika förslagen före mötet.

Effektivt för sekreteraren

En mycket viktig del av lösningen är att skapa en rationell och effektiv administration av mötena. Mötessekreterare har därför tillgång till en speciell del av vår webbsida som nås efter personlig inloggning. Mötessekreteraren kan göras behörig att administrera flera organisationers möten om så önskas. I funktionen lägger mötessekreteraren enkelt upp mötestillfällen och alla mötesdeltagare för organisationen. En omgång deltagare kan också importeras från en excel-fil. Mötessekreteraren laddar sedan upp dokumenten som hör till ett visst möte. Detta kan förberedas successivt, dokumenten är ännu inte tillgängliga för mötesdeltagarna. Det går också att välja bort mötesdeltagare som inte ska få dokument denna gång eftersom de kanske inte ska vara med på just det här mötet men annars ofta är adjungerade. I lagom tid före mötet väljer mötessekreteraren funktionen Skicka ut. Då överförs dokumenten till de valda mötesdeltagarnas privata ytor i tjänsten.

De kan nu direkt nås av deltagarna via läsplatta eller webbinloggning. Deltagarna får också e-post om att det finns nya dokument att tillgå. E-postmeddelandet innehåller även en kalenderbokning så att ledamoten lätt kan klicka för att lägga in mötet i kalendrar som Outlook, Notes eller Groupwise. Vanligen tillkommer nya dokument eller nya versioner av dokument inför ett möte — ofta sammanträder ett arbetsutskott eller en ordförandeberedning i förväg och även detta stöds. Mötessekreteraren kan enkelt ladda upp de nya dokumenten och använda lättförståeliga dokumentnamn så att deltagaren förstår vilken version som är vilken. Funktionen Skicka ut överför sedan endast de dokument som inte redan deltagaren har fått, så det är ingen risk att deltagarens noterade dokument skulle skrivas över.

E-underskrift

Protokollsjustering är ofta en aktivitet som är krånglig eftersom det tar lång tid att få tag i justerarna. Därför erbjuder vi tilläggstjänsten E-underskrift så att justeringen kan ske på några minuter och oberoende av fysisk plats. Kammarrätten har godkänt E-underskrift av nämndsprotokoll och vi använder standardiserade format samt följer Signaturlagen. Det finns även andra mycket intressanta användningsområden för E-underskrift, som att socialnämndsordföranden snabbt kan E-underskriva brådskande jourärenden. Läs även om Socialjour.se!

Integration ärendehanteringssystem

Med integration mot ett internt ärendehanteringssystem kan de elektroniska utskicken till mötesdeltagarna förenklas ännu mer. Tjänsten innehåller färdiga integrationsmöjligheter via ett öppet beskrivet tekniskt gränssnitt till en låg kostnad. Som tilläggstjänst erbjuder vi oss att integrera Styrelsemöte.se med något specifikt dokumenthanteringssystem eller ärendeapplikation. I dagsläget finns även en färdig integration till ärendesystemet Lex.

Tryggt & säkert

Tjänsten Styrelsemöte.se levereras på ett säkert sätt över Internet som en s.k. molntjänst. Det innebär att krångel och tidsåtgång med installation i organisationens egen driftmiljö undviks. Det innebär också att dina dokument ãr sãkra både vid lagring och vid distribution. Genom att samutnyttja tjänsten blir kostnaderna för drift låga. Styrelsemöte.se har sina servrar i Sverige och är svenskägt.

 

Tryggt & säkert

 

Genom att använda beprövade säkerhetslösningar ges tjänsten normalt hög säkerhet och sekretess. Dock finns ibland krav på extra strikt sekretess och ännu högre säkerhet. Därför finns en tilläggstjänst med 2-faktorsinloggning m.m. för att klara Datainspektionens krav på att få hantera offentlig sektors sekretessbelagda ärenden, och PuL-dokument. Detta gör att t.ex. socialnämnden kan hantera även sekretesshandlingar i lösningen. Även för företag kan extra strikt sekretess vara av intresse i vissa fall.

Redan utan den extra strikta sekretesslösningen ökar säkerheten betydligt jämfört med att hantera dokument via vanlig e-post eller på papper som skickas ut som vanlig post och kanske landar i en olåst brevlåda vid ett villastaket.

Datainspektionen har i maj 2013 publicerat beslut efter tillsyn av tre socialnämnders användning av läsplattor. De har även publicerat en bra checklista. Vad gäller de konkreta punkterna i besluten anser vi att Styrelsemöte.se väl uppfyller kraven inom den här typen av verksamhet med krav på strikt sekretess. Samtidigt kan det finnas olika målbilder för sekretessnivån, varför vår tjänst kan konfigureras olika exempelvis för företagsanvändning. Kontakta oss gärna om ni vill få fler detaljer kring DI-utslagen och vår tjänsts motsvarande egenskaper.

Om cookies och PuL

En cookie, eller kaka på svenska, är en informationsenhet som kan hanteras av din dator i samband med webbplatser. Kakor används bl.a. för att underlätta för besökaren på webbplatsen.

När du läser på våra vanliga webbsidor används inga kakor alls.

När du loggar in på vår tjänst används tillfälligt en s.k. sessionkaka. En sådan lagras inte beständigt i din dator utan finns endast temporärt - alla sessionkakor försvinner när du stänger din webbläsare. Ingen personlig information såsom t.ex. e-post eller namn finns i vår sessionskaka och den kan inte användas för att koppla till reklam på Internet eller liknande.

Om du klickar på eventuella länkar till sociala nätverk såsom Facebook kan det däremot uppstå beständiga kakor som används för att koppla dig till omvärlden.

Om du inte accepterar användandet av kakor kan du stänga av det via din webbläsares säkerhetsinställningar. Du kan även ställa in webbläsaren så att du får en varning varje gång webbplatsen försöker ställa in en kaka på din dator. Men observera, om du stänger av även sessionskakor helt i din webbläsare kan du inte logga in i vår tjänst. En tänkbar lösning tack vare nyare webbläsare är att slå på Privatbläddring, InPrivate, Inkognito e.dyl. Då kan du logga in på vår tjänst och även klicka på länkar till sociala nätverk och ändå vara säker på att alla kakor och andra spår försvinner när du stänger webbläsaren.

Angående PuL (Personuppgiftslagen): Vissa personuppgifter lagras i våra system för dig som kan logga in (och som alltså är kunder till oss). Detta görs för att vi ska kunna ge dig en fungerande tjänst. Uppgifterna kan också komma att användas för vår marknadsföring, t.ex. för utskick av information eller erbjudanden. De av dig lämnade uppgifterna kommer endast att användas inom Styrelsemöte.se. Du har rätt att en gång per år genom skriftlig begäran få ta del av de uppgifter som finns registrerade om dig. Givetvis har du rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter om dig. Huvudsakligen är det din organisations mötessekreterare som lägger upp och underhåller dessa uppgifter om dig.